重慶市梁平區(qū)檔案局行政規(guī)范性文件
重慶市梁平區(qū)檔案局
關于進一步規(guī)范檔案服務外包工作的通知
梁檔發(fā)〔2019〕3號
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處），區(qū)委各部委，區(qū)政府各部門，各人民團體，有關單位：
近期，區(qū)檔案局在對全區(qū)各機關、企事業(yè)單位檔案工作進行調研檢查過程中發(fā)現，不少檔案服務外包企業(yè)、單位等機構（以下統(tǒng)稱服務外包機構）以區(qū)檔案局的名義向各單位招攬檔案外包服務，嚴重影響區(qū)檔案局形象，也催生了檔案社會化服務過程中不公開、不公平等不良現象。為進一步規(guī)范全區(qū)檔案服務外包工作，厘清有關方面權責，凈化檔案服務外包市場環(huán)境，提升檔案整理、數字化等服務外包質量水平，現將有關事項通知如下。
一、不指定、不推薦服務外包機構
各單位檔案整理、數字化加工工作可自行組織開展，也可采取服務外包方式進行。采取服務外包的單位按有關要求確定服務外包機構。區(qū)檔案局不指定、不推薦任何服務外包機構，任何服務外包機構自稱為區(qū)檔案局指定、定點或推薦的檔案服務外包機構均不屬實。各單位在確定服務外包機構時，應當根據國家法律法規(guī)的規(guī)定和業(yè)務需要、檔案的特點及其管理要求，綜合考察和核實服務外包機構的服務能力、經驗和信譽。服務外包資金達到政府采購或招投標金額限額標準的，要嚴格按照政府采購、招投標規(guī)定執(zhí)行，招投標文件、評標文件、合同、驗收文件等應當歸檔保存。
二、嚴格審查檔案服務外包機構資格資質
（一）承接檔案業(yè)務的服務外包機構，應為依法注冊的法人，具有獨立承擔民事責任的能力和履行合同所必需的經營執(zhí)照以及相關資質、許可證明。承接檔案數字化業(yè)務的服務外包機構，其法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須是中華人民共和國境內公民，其業(yè)務范圍還應當包括檔案數字化加工或數據處理類項目。
（二）承接涉密檔案數字化加工的服務外包機構，應當取得國家保密行政管理部門頒發(fā)的甲級或乙級國家秘密載體印制資質。承接非涉密、可公開的檔案數字化加工服務外包機構，可不要求國家秘密載體印制資質。
三、嚴格監(jiān)督檢查，確保檔案服務外包質量和檔案安全
（一）確保檔案服務外包質量。各單位采取服務外包時，應當嚴格遵循《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）。檔案整理要嚴格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)〔2016〕7號）等國家和我市各門類檔案整理的技術標準、業(yè)務規(guī)范；檔案數字化要嚴格按照《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）、《重慶市紙質檔案數字化實施細則》（渝檔發(fā)〔2018〕5號）、《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》（渝檔發(fā)〔2018〕6號）要求，嚴格執(zhí)行目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接等流程技術標準，按照規(guī)定格式進行儲存。在檔案整理、數字化前，各單位要與區(qū)檔案館及時溝通，要確保符合入館要求。各單位要加強質量監(jiān)督檢查、抽查，項目結束時還應當按照相關技術標準、規(guī)范及合同約定的技術指標進行質量驗收，驗收不合格的必須要求返工、整改，確保符合檔案整理、數字化質量要求。
（二）確保檔案安全。在檔案服務外包時，各單位不能當 “甩手掌柜”，要落實檔案安全主體責任，指定檔案整理場地，明確具體人員對檔案外包服務進行安全監(jiān)管，并與服務外包機構簽訂保密協(xié)議，確保檔案實體和信息安全，嚴禁私自處理、銷毀、刪除、更改檔案以及其他違法行為發(fā)生，一經發(fā)現將嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政處罰法》等有關規(guī)定，嚴肅追究相關單位及企業(yè)（人員）責任。
重慶市梁平區(qū)檔案局
2019年12月20日
渝公網安備50022802000041號
