一、機構、人員及工作基本任務
（一）機構和人員
由鎮(zhèn)黨政辦為檔案工作負責辦公室，其分管領導為檔案工作負責人，鎮(zhèn)黨政辦人員為檔案工作兼職人員。由分管領導、鎮(zhèn)黨政辦工作人員組成檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關檔案工作重大事務和重要事項。檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。
（二）工作基本任務
1.認真學習、貫徹執(zhí)行《檔案法》和相關法律法規(guī)，堅持原則，忠于職守，努力搞好機關檔案工作。
2.熱愛檔案工作，按時做好收集、整理、編目、裝訂、統(tǒng)計、歸檔、檢索、保管工作，做到排列有序，裝訂規(guī)范、整齊，書寫清楚，不積壓，不錯亂。
3.努力學習檔案管理知識，不斷鉆研業(yè)務，提高專業(yè)技術水平和業(yè)務能力，逐步達到條理化、制度化、規(guī)范化、科學化。
4.增強保密觀念，按《保密法》和檔案管理制度辦事，不泄密，不失密。
5.嚴格檔案查（借）閱制度，熱情接待，認真登記，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報并提出解決辦法。
6.做好檔案室的溫濕度測記，根據(jù)不同季節(jié)和氣候，采取相應措施，加強檔案保護工作。
7.認真完成領導交辦的其它任務。
二、文件材料歸檔制度
（一）歸檔范圍：
1.文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；
2.機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；
3.照片、錄音、錄像等音像檔案；
4.業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；
5.印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；
6.其他檔案。
（二）歸檔時間：
文書檔案于次年6月前完成，資金檔案在次年3月底前完成，項目、音像檔案在工作（項目）結束3個月內(nèi)完成，分戶檔案、實物檔案隨時歸檔。
（三）質(zhì)量要求：
1.歸檔文件材料都應字跡工整、圖像清晰，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、彩色簽字筆和紅墨水筆。凡以上“四筆”書寫的，必須復印歸檔。
2.文件材料一般只歸一份，須為原件。確無法提供原件的應注明原件保存位置。
3.檢查歸檔文件是否辦理完畢，人員簽字、蓋章是否齊全，正、附件是否齊全完整。
4.文件分類合理，保管期限劃分準確，排列前后一致。
5.所用檔案裝具符合國家標準。目錄和備考表填寫符合要求。
三、保管制度
（一）各種門類和載體的檔案，均集中在檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得自行保存檔案。
（二）非檔案人員不得進入檔案室。外單位人員參觀需經(jīng)領導批準。
（三）檔案實行專柜、專人保管，庫房應有防盜、防塵、防火、防潮、防高溫等設施，配合防蟲、防鼠、防霉藥品，確保檔案的安全。
（四）做好溫濕度記錄，采用有效方式保持室內(nèi)適宜的溫濕度。
（五）檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及各種雜物，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
（六）定期或不定期對庫房檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
（七）定期檢查庫房設施，離開庫房要熄燈、鎖柜、關門窗。
四、保密制度
（一）加強檔案保密教育，嚴格執(zhí)行《保密法》和《保密守則》規(guī)定，明確檔案保密范圍，嚴守保密紀律。
（二）不準在私人交往和通訊（信）中泄露屬于國家秘密的檔案內(nèi)容。
（三）不得擅自提供、翻印、閱覽、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家秘密的檔案，嚴禁將檔案帶至公共場所，攜帶回家或傳遞、寄（運）往境外。
（四）按照檔案歸檔和保密規(guī)定，在銷毀檔案和不歸檔的文件材料時，應清理、造冊。
（五）定期檢查檔案保管、保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時請示處理，不隱瞞失泄密事故。
（六）加強庫房管理，非檔案人員嚴禁入內(nèi)。
五、利用制度
（一）檔案室保存的各種門類和載體的檔案應為領導決策和本單位各項工作服務。
（二）本單位工作人員因工作需要查閱檔案，其查閱內(nèi)容只限本人工作范圍所形成的檔案材料。超范圍查閱檔案，須經(jīng)分管領導同意。查閱黨、政會議記錄和其它保密檔案，須經(jīng)主要領導批準。
（三）非本單位人員查閱檔案，必須持有介紹信，說明利用目的，經(jīng)同意后方可查閱介紹信中指定的內(nèi)容。
（四）本單位檔案原則上不提供借出服務。如因工作需要必須借出，須經(jīng)分管領導同意，并完善相關手續(xù)。
（五）查閱檔案時，嚴禁對檔案材料進行涂改、勾畫、圈點、抽頁、拆毀、折角、剪截、增刪，不得沾水或口沫翻閱檔案。未經(jīng)允許不得摘抄或復印。
（六）查閱檔案必須履行登記、注銷和檢查手續(xù)，發(fā)現(xiàn)差錯應及時追查責任，積極采取補救措施。
六、鑒定銷毀制度
（一）檔案材料必須根據(jù)其保管期限進行鑒定，對于失去保存價值的檔案材料可予以銷毀。
（二）建立檔案鑒定小組，由分管領導負責，檔案室牽頭，有關部門專（兼）職檔案人員組成，共同對所鑒定的檔案材料進行審核和監(jiān)銷。
（三）通過鑒定，需要銷毀的檔案材料必須編制清冊，并由鑒定小組逐一審核，寫出銷毀報告。確認無誤后，簽署意見，報請分管領導審批。
（四）擬銷毀的檔案在經(jīng)過主要領導批準后，還應再存放半年再進行實體銷毀。
（五）指定專人在規(guī)定的時間和地點進行銷毀，任何人都不得擅自處理。銷毀檔案時，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。
（六）銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說明鑒定和銷毀日期。
（七）銷毀清冊歸入全宗卷，妥善保存。
七、移交制度
（一）檔案實行集中統(tǒng)一管理。各門類文件材料按要求整理歸檔后，編制好移交清冊，及時向上級檔案管理部門移交。
（二）移交人員對照移交清冊，對所移交的檔案逐一核對。對不符合移交質(zhì)量的檔案，有權要求重新整理。
（三）本著實事求是的原則填寫檔案移交登記簿，做到賬物相符、賬表相符。
（四）檔案人員調(diào)離崗位后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
八、檔案安全應急處置預案
（一）適用范圍
凡發(fā)生影響檔案保管安全的人為災害和自然災害，如：盜竊、泄密、火災、地震、暴雨、高溫、地震、雷電等，均適用本預案
（二）工作原則
檔案優(yōu)先原則。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為緊急處置的首要任務，最大限度地減少對檔案的影響。
以防為主原則。把災害預防作為檔案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預報機制，提高對重大事故和自然災害的緊急處置能力。
統(tǒng)一領導，分工負責原則。成立應急搶險領導小組，建立以主要領導為總指揮、分管領導具體抓落實，各相關部門負責人協(xié)作配合的工作機制。
（三）處置目標
1.在應急的情況下，采取最有效的行動消除對檔案室檔案、資料的威脅。
2.保護未受損的檔案、資料。
3.搶救已受損的檔案、資料。
（四）應急準備
1.物資準備：按照檔案室建筑設計規(guī)范合理設置檔案室，配置必要的安全防護設施。
2.人力資源配置：培養(yǎng)和訓練自救隊伍，當事故或災害發(fā)生時，能協(xié)助專業(yè)救災部門自救互助，最大限度減少災害損失。
3.防災減災準備：積極開展安全教育，宣傳預防、避險、避災、自救、互救的常識；為檔案人員提供防災減災知識和培訓，增強防火減災意識。
（五）操作步驟
1.一般險情：險情不大，自己能處置，不會造成重大不良后果的，如燒焦異味或庫房屋頂、地面漏水等異常現(xiàn)象。
（1）立即告知科室負責人，共同查找險源。如果險情不大，自己能處置的，要立即采取切實可行的辦法迅速撲滅險情。
（2）不能處理則立即報告應急搶險領導小組組長。組長應立即到現(xiàn)場確認險情，并迅速采取措施進行處置。
（3）查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題。
2.較大險情：凡發(fā)現(xiàn)檔案庫房內(nèi)災險情況較嚴重，已危及檔案安全，摸不清虛實或估計依靠自身力量不能處置的。
（1）險情第一發(fā)現(xiàn)者在確認險情較重、自己不能處置時，立即報告應急搶險領導小組組長，請示處置辦法。
（2）得到報警批示后，指定專人迅速撥打119、110或其它有關外界聯(lián)系電話，告知險情，請求搶險。打開通往險區(qū)的大門，為消防車或其它搶險車輛的靠近做好準備。
（3）應急搶險領導小組應迅速組織人員實施搶險，按分工各就各位，投入搶險。專業(yè)搶險隊伍趕到后，應急搶險領導小組組長及時簡要介紹情況，組織人員協(xié)助搶險。
（4）按照有關救災部門的要求，按指定路線將檔案轉移到臨時指定的安置場所，實施緊急避險。
（5）相關人員要做好報案、施救、災情等記錄。
3.重大險情：若館內(nèi)險情致檔案嚴重受損且發(fā)生人員傷亡事故，則為重大險情。
若發(fā)生危害檔案、危害人身安全的重大災害事故，則立即撥打120救護車，將受傷人員送到醫(yī)院進行搶救；其余人員參照上述較大險情的搶險步驟進行搶險。若險情危及到供水、供電、通信、下水管線等而自身不能處理時，則及時通知有關部門予以搶險。
渝公網(wǎng)安備50022802000041號
